Ai collaboratori scolastici del                                                                    

Oggetto: Protezione dei dati personali ex D.lgs. n. 196/2003 e Regolamento UE 2016/679 – Designazione in qualità di soggetti “Autorizzati al trattamento di dati personali” dei componenti dell’unità organizzativa “Collaboratori Scolastici”

IL DIRIGENTE SCOLASTICO

VISTO il Regolamento UE 2016/679 con particolare riguardo agli artt.    24, 28, 29 e 32; VISTO il Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, “Codice in materia di protezione dei dati personali”, nel seguito indicato sinteticamente come Codice, ed in particolare l’Art. 2-quaterdecies (Attribuzione di funzioni e compiti a soggetti designati);

CONSIDERATO che questo Istituto è titolare del trattamento dei dati personali di alunni, genitori, personale dipendente, fornitori, e qualunque altro soggetto che abbia rapporti con l’Istituto medesimo e che a questo conferisca, volontariamente o per obbligo, propri dati   personali; CONSIDERATO   che la titolarità del trattamento dei dati personali è esercitata dallo scrivente Dirigente    dell’Istituto,    in    qualità    di     legale     rappresentante     dello     stesso; CONSIDERATO   che i collaboratori scolastici e il personale ausilario, in servizio presso questo Istituto, per l’espletamento delle Loro funzioni, possono venire a conoscenza e dunque trattare dati personali relativi ad alunni, aziende fornitrici di servizi e al personale di questa istituzione scolastica, fermi restando gli obblighi e le responsabilità civili e penali;

DETERMINA

 di designare l’unità organizzativa “collaboratori scolastici” quale incaricata del trattamento autorizzata a trattare i dati personali in occasione della gestione delle comunicazioni telefoniche e a mezzo fax, della duplicazione attraverso fotocopie, del trasporto documenti e posta e del trasferimento fra i diversi uffici della scuola di domande, documenti ed elenchi contenenti dati personali

1. di assegnare a tale unità organizzativa l’incarico di vigilare sui locali in cui avviene il trattamento di dati personali con i compiti di:
   • Impedire l'intrusione nei locali che gli sono stati affidati in custodia da parte di persone non autorizzate;
   • Impedire il danneggiamento, la manomissione, la sottrazione, la distruzione o la copia di dati nei locali che gli sono stati affidati in custodia da parte di persone non autorizzate;
   • Identificare e verificare l’autorizzazione all’accesso ai locali dei soggetti ammessi dopo l'orario di chiusura degli uffici;

3. di dare atto che ogni dipendente che cessa di far parte di questa unità organizzativa cessa automaticamente dalla funzione di Incaricato, che ogni nuovo dipendente che entra a far parte di questa unità organizzativa assume automaticamente la funzione di incaricato, che in un determinato momento l’elenco degli incaricati appartenenti a questa categoria corrisponde all’elenco dei dipendenti validamente in servizio che ne fanno parte; 

Per tutti gli appartenenti all’unità organizzativa COLLABORATORI SCOLASTICI sono fornite le istruzioni operative che seguono:

• il trattamento dei dati personali è consentito soltanto nell’ambito dello svolgimento delle funzioni istituzionali della

• Costituisce trattamento qualunque operazione, svolta con o senza l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, concernente la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione dei
• Il trattamento dei dati personali deve avvenire secondo correttezza e liceità e seguendo le prescrizioni di cui al Codice e Regolamento UE 679/2016.
  • I dati personali, oggetto dei trattamenti, devono essere esatti ed aggiornati, inoltre devono essere pertinenti, completi e non eccedenti le finalità per le quali vengono raccolti e
  • È vietata qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati che non sia strettamente funzionale allo svolgimento dei compiti affidati e comunque autorizzata dal titolare del trattamento. Si raccomanda particolare attenzione alla tutela del diritto alla riservatezza degli interessati; l’obbligo di riservatezza permane anche oltre il limite temporale dell’incarico.
  • Gli atti e i documenti che contengono dati personali non devono essere mai lasciati incustoditi e devono essere adottate misure affinché terzi non autorizzati possano anche accidentalmente accedervi, anche durante il trattamento o in caso di allontanamento temporaneo dell’incaricato.
  • È fatto obbligo di custodire con cura le eventuali credenziali di autenticazione attribuite. Le credenziali sono personali e non possono essere rivelate a In caso di smarrimento o furto

è fatto obbligo di darne comunicazione immediata al titolare del trattamento dei dati.

• Eventuali supporti rimovibili utilizzati per lo svolgimento dei compiti istituzionali e nei quali siano memorizzati dati personali devono essere attentamente custoditi allo scopo di prevenire accessi non autorizzati.
• Al termine del trattamento i documenti contenenti dati personali devono essere riposti e custoditi in contenitori muniti di serratura; la chiave deve essere adeguatamente
• Documenti, registri della scuola contenenti dati personali non possono essere portati all’esterno della sede scolastica né se ne può fare copia se non dietro espressa autorizzazione del titolare del trattamento;
• Le comunicazioni agli interessati dovranno avvenire in forma riservata; se effettuate per scritto dovranno essere consegnate in busta chiusa.

• I documenti contenenti dati personali dovranno essere consegnati all’interessato previo accertamento dell’identità dello stesso o - in caso di delega - previa verifica dell’identità del delegato (la delega deve avere forma scritta).
  • Nell’ambito dei trattamenti istituzionali, nel caso di invio di mail o comunque di comunicazioni in forma elettronica occorre seguire procedure che garantiscano la riservatezza delle comunicazioni e dei dati trasmessi o richiamati o

Qualunque violazione delle modalità sopra indicate e delle linee guida consegnate con la presente dà luogo a precise responsabilità ai sensi delle norme contenute nel D L. vo 196/03 e nel Regolamento UE 679/2016

Luogo e data

IL DIRIGENTE SCOLASTICO

Titolare del trattamento dati